Vigilance Santé : continuer avec Docusign ne faisait plus sens

Chez Vigilance Santé, la gestion de documents fait partie du quotidien depuis toujours. Comme beaucoup d’entreprises, ils sont passés du papier au numérique en espérant simplifier leurs processus. Imprimer, signer, scanner, envoyer… puis adopter des solutions de signature électronique.

Mais avec le temps, même les outils numériques ont commencé à montrer leurs limites. Ce qui devait simplifier les choses est devenu plus lourd à gérer. Ce n’était plus une question de signature. C’était une question de contrôle, de sécurité et de collaboration entre équipes.

Quand ils ont découvert eZsign, ils n’étaient pas en train de chercher “un autre outil”. Ils cherchaient quelque chose qui règle enfin le problème au complet.

Avant eZsign : un système qui ne suivait plus

Dans leur réalité, chaque document vient avec ses propres exigences. Les contrats employés doivent rester entre les mains des ressources humaines. Les ententes clients concernent le développement des affaires. Certains dossiers sont strictement confidentiels et ne devraient être accessibles à personne d’autre. Ce niveau de segmentation est essentiel, mais difficile à maintenir avec des outils qui ne sont pas conçus pour ça.

Avant eZsign, la gestion de ces documents passait par un mélange de solutions numériques, dont Docusign, et de processus internes lourds. Chaque équipe avançait de son côté, mais dès qu’un document devait circuler, ça se compliquait.

« Puis ça s’est devenu lourd et on a utilisé différentes solutions de signature… mais rien ne réglait vraiment le problème. »

Andrée-Anne Chevalier – Présidente de Vigilance Santé

Le vrai défi : la gestion, pas la signature

Pendant longtemps, leur processus ressemblait à ça : imprimer, signer, scanner et envoyer. Puis ils ont testé différentes solutions de signature électronique. Même avec des outils numériques, un problème persistait. La gestion des documents reposait trop souvent sur une seule personne, celle qui envoyait le document devait aussi en faire le suivi et haque type de document devait rester confidentiel pour la bonne équipe. Ce fonctionnement ralentissait les opérations.

Signer n’était plus le problème. Le vrai défi, c’était de permettre à chaque équipe de collaborer facilement tout en gardant le contrôle sur les documents sensibles.

« Une des choses que j’apprécie beaucoup d’eZsign, c’est qu’on peut collaborer. On peut se relayer dans le suivi d’un dossier, mais on peut réserver des sections à des équipes distinctes. Ça c’est une grande force. »

Andrée-Anne Chevalier – Présidente de Vigilance Santé

Pourquoi Vigilance Santé a choisi eZsign

Chez Vigilance Santé, le besoin était clair. Permettre aux équipes de collaborer sur un même dossier, tout en respectant des accès stricts selon les rôles. Quand leur contrat arrivait à échéance, ils ont pris le temps de réévaluer.

C’est exactement là qu’eZsign a fait une différence. La conformité, les standards de sécurité et l’hébergement des données faisaient partie de l’équation. Mais au-delà de ça, le fait d’avoir une solution 100% Québécoise, alignée avec leur réalité et leurs exigences, a clairement pesé dans la décision.

« Si j’ai le choix, je privilégie l’option de chez nous. »

Andrée-Anne Chevalier – Présidente de Vigilance Santé

Comment eZsign a transformé leur quotidien

Aujourd’hui, la gestion des documents chez Vigilance Santé est beaucoup plus fluide. Les accès sont mieux contrôlés, les rôles sont respectés et les équipes peuvent collaborer sans dépendre d’une seule personne pour faire avancer les dossiers.

Un processus peut être initié par une personne, puis repris par une autre pour être complété et documenté correctement. Ce fonctionnement enlève une pression importante et permet aux dossiers d’avancer plus naturellement.

L’implantation s’est faite simplement. Une courte formation pour le personnel administratif, quelques ressources en ligne, et l’équipe était prête. L’outil est suffisamment intuitif pour être utilisé rapidement, sans dépendre constamment du support.

Et lorsque du support est nécessaire, les réponses sont rapides et humaines.

« Je peux initier un processus, mais mon adjointe va venir terminer puis conclure puis documenter le document. Ça c’est très utile. »

Andrée-Anne Chevalier – Présidente de Vigilance Santé

Vigilance Santé n’avait pas un problème de signature. Ils avaient un problème de gestion autour des documents.

En changeant d’outil, ils n’ont pas seulement modernisé un processus. Ils ont rendu leur façon de travailler plus cohérente avec leur réalité, leurs exigences de sécurité et la collaboration entre leurs équipes.

Pour les organisations qui vivent les mêmes défis, la question n’est pas seulement de passer au numérique. C’est de choisir une solution capable de gérer ce qui vient après la signature.